Deine Kundenkommunikation konfigurieren
Eine klare und einheitliche Kundenkommunikation ist ein wichtiger Bestandteil deines Unternehmensauftritts. In kutego® hast du an mehreren Stellen die Möglichkeit, deine Kommunikation individuell anzupassen, zu automatisieren und im Tonfall exakt auf deine Marke abzustimmen. Von automatisch versendeten System-E-Mails über Mahnstufen bis hin zu deinen eigenen Nachrichten lässt sich jeder Kontaktpunkt mit deinen Kunden so konfigurieren, dass er zu deinem Stil und deinem Unternehmen passt.
1. System-E-Mails individuell anpassen
Der erste Berührungspunkt zwischen dir und deinen Kunden entsteht häufig direkt bei der Buchung: Die Buchungsbestellbestätigung, die automatisch versendet wird, sobald ein Kunde einen Kurs, Termin oder ein Ticket bucht. Bei der Anpassung deiner System-E-Mails unterscheidest du zwischen zwei Bereichen: dem Layout (Optik) und dem Inhalt (Text) der Nachricht.
1. Layout anpassen
Unter Vorlagen > E-Mail-Layouts gestaltest du das Erscheinungsbild deiner System-E-Mails – inklusive Header mit Logo, Footer mit Kontaktdaten, Farben, Schriftarten und weiteren Bausteinen wie Bildern, Buttons oder Social-Media-Links.
Sobald du dein Layout unter Vorlagen > E-Mail-Layouts als Standard festlegst, wird es automatisch für alle System-E-Mails, Newsletter und Mitteilungen verwendet, für die kein spezifisches Layout separat ausgewählt wurde. Legst du kein eigenes Layout fest, verwendet kutego® automatisch das neutrale Standard-Layout mit deinem Logo im Header und deinen Kontaktdaten im Footer.
2. Inhalt anpassen
Alle automatisch versendeten Systemnachrichten findest du unter
Vorlagen > E-Mail-Vorlagen.
Hier kannst du im Suchfeld nach dem Betreff oder einem Schlagwort suchen
und so schnell die passende Vorlage finden. Über den orangenen
Bearbeiten-Button kannst du jede Vorlage individuell anpassen — egal ob
es sich um Bestätigungen, Erinnerungen, Rechnungsversand oder
Zugangsdaten handelt.
Sobald du eine Vorlage bearbeitest und speicherst, entsteht automatisch eine eigene E-Mail-Vorlage, die als solche gekennzeichnet ist. Eigene Vorlagen haben immer Vorrang vor den Systemvorlagen.
Das bedeutet:
- deine persönliche Version wird automatisch versendet
- die Standardvorlage bleibt als Sicherung bestehen
- du kannst jederzeit neu beginnen, indem du deine eigene Vorlage löschst und erneut auf Basis unserer Vorlage startest
So hast du bei Layout und Inhalt maximale Flexibilität, ohne Risiko und ohne technischen Aufwand.
2. Mahnwesen für klare Zahlungserinnerungen
Der zweite wichtige Baustein deiner Kundenkommunikation ist das Mahnwesen. Wenn du das Finanzmodul aktiviert hast, findest du deinen Mahnlauf unter Finanzen > Mahnwesen > Mahnläufe. Über das Bearbeiten-Symbol kannst du die einzelnen Mahnstufen öffnen und deine Texte individuell gestalten. Jede Stufe hat ihren eigenen Tonfall: von der freundlichen Zahlungserinnerung bis zur formellen Mahnung. Hier kannst du:
- Betreff und Text deiner Mahnungen anpassen
- den Auslösetag definieren
- entscheiden, ob Mahnungen per E-Mail oder Brief versendet werden
- optional Inkasso-Automatisierung aktivieren
So bleibt auch im Mahnprozess deine Sprache erhalten — klar, freundlich und dennoch verbindlich.
3. Deine eigene Kommunikation gestalten
Neben den automatischen Systemmails kannst du in kutego® auch deine
eigene, individuelle Kommunikation aufbauen. Gestalte dir gerne unter
Vorlagen > E-Mail-Layouts dein eigenes, individuelles
E-Mail-Layout, das für alle System-E-Mails verwendet wird.
Unter Kommunikation > Mitteilungen > Übersicht Mitteilungen kannst
du:
- eigene Nachrichten verfassen
- sie mit einem Klick als Vorlage speichern
- Platzhalter nutzen, um die Nachricht automatisch an jeden Kunden anzupassen
- Vorlagen für wiederkehrende Mitteilungen hinterlegen
Vorlagen eignen sich z. B. für:
- „Willkommen im Kurs“-Nachrichten
- Hinweise zum Starttermin
- Ablauf- oder Packlisten
- Feedback einholen nach erfolgreichem Kursabschluss
- begleitende Trainingsinformationen
Sobald du Vorlagen erstellt hast, kannst du sie an vielen Stellen im System nutzen:
- Beim Kontaktieren eines einzelnen Kunden (Button Kunde kontaktieren)
- Beim Anlegen eines Kurstermins im Reiter Mitteilungen – inklusive Stichtag, wann die Nachricht automatisch an alle Teilnehmer versendet werden soll
- Beim Versand an komplette Kurskategorien
- Beim kursübergreifenden Versand
- Beim Versand an spezielle Kunden- bzw. Empfängergruppen
Ob Einzelnachricht oder Gruppeninformation: Du kannst immer eine Vorlage auswählen oder einen freien Text schreiben.
Einheitliche Kommunikation über das ganze System hinweg
Mit den Kommunikationsfunktionen in kutego® kannst du:
- alle automatisierten E-Mails an dein Wording anpassen
- Zahlungserinnerungen und Mahnstufen stilvoll und professionell gestalten
- persönliche Nachrichten effizient mit Vorlagen versenden
- Kommunikationsprozesse weitgehend automatisieren
So entsteht ein durchgängiges, markentypisches und professionelles Kundenerlebnis — vom ersten Kontakt über die Buchung bis zur Nachbetreuung.