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Deine Kundenkommunikation konfigurieren

Eine klare und einheitliche Kundenkommunikation ist ein wichtiger Bestandteil deines Unternehmensauftritts. In kutego® hast du an mehreren Stellen die Möglichkeit, deine Kommunikation individuell anzupassen, zu automatisieren und im Tonfall exakt auf deine Marke abzustimmen. Von automatisch versendeten System-E-Mails über Mahnstufen bis hin zu deinen eigenen Nachrichten lässt sich jeder Kontaktpunkt mit deinen Kunden so konfigurieren, dass er zu deinem Stil und deinem Unternehmen passt.

1. System-E-Mails individuell anpassen​

Der erste Berührungspunkt zwischen dir und deinen Kunden entsteht häufig direkt bei der Buchung: Die Buchungsbestellbestätigung, die automatisch versendet wird, sobald ein Kunde einen Kurs, Termin oder ein Ticket bucht. Alle automatisch versendeten Systemnachrichten findest du unter Unternehmen > System-E-Mails > E-Mail-Vorlagen.
Hier kannst du im Suchfeld nach dem Betreff oder einem Schlagwort suchen und so schnell die passende Vorlage finden. Über den orangenen Bearbeiten-Button kannst du jede Vorlage individuell anpassen — egal ob es sich um Bestätigungen, Erinnerungen, Rechnungsversand oder Zugangsdaten handelt.
Sobald du eine Vorlage bearbeitest und speicherst, entsteht automatisch eine eigene E-Mail-Vorlage, die als solche gekennzeichnet ist. Eigene Vorlagen haben immer Vorrang vor den Systemvorlagen.
Das bedeutet:

  • deine persönliche Version wird automatisch versendet
  • die Standardvorlage bleibt als Sicherung bestehen
  • du kannst jederzeit neu beginnen, indem du deine eigene Vorlage löschst und erneut auf Basis unserer Vorlage startest
    So hast du maximale Flexibilität, ohne Risiko und ohne technischen Aufwand.

2. Mahnwesen für klare Zahlungserinnerungen​

Der zweite wichtige Baustein deiner Kundenkommunikation ist das Mahnwesen. Wenn du das Finanzmodul aktiviert hast, findest du deinen Mahnlauf unter Finanzen > Mahnwesen > Mahnläufe. Über das Bearbeiten-Symbol kannst du die einzelnen Mahnstufen öffnen und deine Texte individuell gestalten. Jede Stufe hat ihren eigenen Tonfall: von der freundlichen Zahlungserinnerung bis zur formellen Mahnung. Hier kannst du:

  • Betreff und Text deiner Mahnungen anpassen
  • den Auslösetag definieren
  • entscheiden, ob Mahnungen per E-Mail oder Brief versendet werden
  • optional Inkasso-Automatisierung aktivieren
    So bleibt auch im Mahnprozess deine Sprache erhalten — klar, freundlich und dennoch verbindlich.

3. Deine eigene Kommunikation gestalten​

Neben den automatischen Systemmails kannst du in kutego® auch deine eigene, individuelle Kommunikation aufbauen. Dazu findest du im linken Navigationsbereich den Menüpunkt Kommunikation.
Unter Kommunikation > Einstellungen kannst du zunächst eine Signatur hinterlegen, die automatisch an jede Systemmail angehängt wird. Wenn du auf deiner Webseite das Kontakt- oder Rückrufformular nutzt, kannst du für diese Formulare zusätzlich einen Autoresponder einrichten, der sofort auf eingehende Nachrichten reagiert.
Der wichtigste Bereich ist jedoch Kommunikation > Mitteilungen > Übersicht Mitteilungen. Hier kannst du:

  • eigene Nachrichten verfassen
  • sie mit einem Klick als Vorlage speichern
  • Platzhalter nutzen, um die Nachricht automatisch an jeden Kunden anzupassen
  • Vorlagen für wiederkehrende Mitteilungen hinterlegen

Vorlagen eignen sich z. B. für:

  • „Willkommen im Kurs“-Nachrichten
  • Hinweise zum Starttermin
  • Ablauf- oder Packlisten
  • Feedback einholen nach erfolgreichem Kursabschluss
  • begleitende Trainingsinformationen

Sobald du Vorlagen erstellt hast, kannst du sie an vielen Stellen im System nutzen:

  • Beim Kontaktieren eines einzelnen Kunden (Button Kunde kontaktieren)
  • Beim Anlegen eines Kurstermins im Reiter Mitteilungen – inklusive Stichtag, wann die Nachricht automatisch an alle Teilnehmer versendet werden soll
  • Beim Versand an komplette Kurskategorien
  • Beim kursübergreifenden Versand
  • Beim Versand an spezielle Kunden- bzw. Empfängergruppen

Ob Einzelnachricht oder Gruppeninformation: Du kannst immer eine Vorlage auswählen oder einen freien Text schreiben.

Einheitliche Kommunikation über das ganze System hinweg
Mit den Kommunikationsfunktionen in kutego® kannst du:

  • alle automatisierten E-Mails an dein Wording anpassen
  • Zahlungserinnerungen und Mahnstufen stilvoll und professionell gestalten
  • persönliche Nachrichten effizient mit Vorlagen versenden
  • Kommunikationsprozesse weitgehend automatisieren

So entsteht ein durchgängiges, markentypisches und professionelles Kundenerlebnis — vom ersten Kontakt über die Buchung bis zur Nachbetreuung.